Ce contine fisa postului

Importanta fisei postului in mediul organizational

Fisa postului este un instrument esential in gestionarea resurselor umane si in clarificarea asteptarilor angajatorului fata de angajati. Aceasta descrie in detaliu responsabilitatile, cerintele si asteptarile legate de pozitia ocupata de un angajat, contribuind la o mai buna intelegere a rolului sau in cadrul organizatiei. Intr-un mediu de afaceri dinamic si in continua schimbare, fisa postului ajuta la evitarea confuziilor si conflictelor, stabilind clar ce se asteapta de la fiecare angajat.

In Romania, legislatia muncii impune companiilor sa elaboreze pentru fiecare angajat o fisa a postului. Conform Codului Muncii, fisa postului face parte din contractul individual de munca, fiind esentiala in definirea atributiilor si responsabilitatilor angajatului. Aceasta practica nu doar ca imbunatateste transparenta si comunicarea in cadrul organizatiei, dar este si un instrument legal care protejeaza atat angajatii, cat si angajatorii.

Responsabilitati si sarcini specifice

Unul dintre cele mai importante elemente ale fisei postului il reprezinta responsabilitatile si sarcinile specifice ale angajatului. Acestea sunt detaliate minutios pentru a asigura o intelegere clara a ceea ce se asteapta de la angajat. Prin definirea acestor responsabilitati, angajatorul poate masura performanta angajatului si poate identifica necesitatile de instruire sau dezvoltare profesionala.

Fisa postului trebuie sa includa o descriere detaliata a sarcinilor zilnice, saptamanale sau lunare ale angajatului. Printre exemplele de responsabilitati care ar putea fi incluse intr-o fisa de post se numara:

• Planificarea si organizarea: Stabilirea prioritatilor, gestionarea timpului si alocarea resurselor pentru a indeplini obiectivele.
• Executarea sarcinilor: Indeplinirea sarcinilor de serviciu conform standardelor de calitate stabilite.
• Raportare si comunicare: Furnizarea de rapoarte scrise sau verbale cu privire la progresul si rezultatele activitatii.
• Colaborare: Lucrul in echipa pentru a indeplini sarcinile comune si a contribui la obiectivele organizatiei.
• Respectarea politicilor interne: Asigurarea conformitatii cu procedurile si regulile organizatiei.

Acest mod clar de enuntare ajuta la evitarea suprapunerii sarcinilor si la crearea unei structuri organizatorice eficiente. Conform unui studiu realizat de Society for Human Resource Management (SHRM), o definitie clara a sarcinilor si responsabilitatilor poate reduce ratele de rotatie a personalului cu pana la 20%.

Cerintele de calificare si competentele necesare

O alta componenta esentiala a fisei postului este reprezentata de cerintele de calificare si competentele necesare pentru a indeplini sarcinile specificate. Aceste cerinte sunt stabilite pentru a se asigura ca angajatii au pregatirea si abilitatile necesare pentru a-si indeplini eficient rolul.

Cerintele de calificare pot include nivelul de educatie, certificari necesare, experienta in domeniu si alte abilitati tehnice. De exemplu, un post de inginer software poate necesita o diploma de licenta in informatica si experienta de lucru cu anumite limbaje de programare.

• Educatie: Nivelul minim de educatie necesar pentru ocuparea postului.
• Certificari: Acreditari profesionale necesare, cum ar fi certificari de industria specifica.
• Experienta: Ani de experienta necesari intr-un rol similar.
• Abilitati tehnice: Abilitati specifice necesare pentru a indeplini sarcinile postului.
• Competente interpersonale: Abilitati de comunicare, lucru in echipa si gestionare a conflictelor.

Potrivit unui raport al European Centre for the Development of Vocational Training (CEDEFOP), lipsa competentelor adecvate poate afecta productivitatea unui angajat si, implicit, performanta intregii organizatii. Prin urmare, detalierea cerintelor de calificare in fisa postului ajuta la selectia celor mai potriviti candidati pentru fiecare pozitie.

Obiective clare si masurabile

Stabilirea de obiective clare si masurabile este o parte fundamentala a fisei postului. Aceste obiective sunt direct legate de responsabilitatile si sarcinile specifice si sunt folosite pentru a evalua performanta angajatului. Un sistem clar de obiective nu doar ca ofera un scop concret angajatilor, dar si motiveaza si ghideaza activitatea zilnica a acestora.

Obiectivele pot fi stabilite pe termen scurt sau lung si trebuie sa fie specifice, masurabile, realizabile, relevante si incadrate in timp (SMART). De exemplu, un obiectiv pentru un vanzator ar putea fi cresterea vanzarilor cu 15% in urmatoarele sase luni.

• Specifice: Clar definite si precise.
• Masurabile: Usor de evaluat prin indicatori de performanta.
• Realizabile: Posibile de atins cu resursele disponibile.
• Relevante: Aliniate cu obiectivele generale ale organizatiei.
• In timp: Cu o data limita clara.

Conform unui studiu al The Conference Board, organizatiile care implementeaza obiective SMART sunt cu 24% mai eficiente in atingerea obiectivelor stabilite decat cele care nu utilizeaza acest sistem.

Mediul de lucru si conditiile fizice

Fisa postului trebuie sa cuprinda si detalii despre mediul de lucru si conditiile fizice, pentru a pregati angajatul pentru cerintele fizice ale postului. Acest aspect este important nu doar pentru confortul si siguranta angajatului, ci si pentru a preveni problemele de sanatate legate de munca.

De exemplu, un post care implica ridicarea de greutati poate necesita o evaluare medicala prealabila sau poate include sesiuni de formare pentru manipularea corecta a obiectelor grele. Totodata, angajatii care lucreaza in medii zgomotoase pot avea nevoie de echipamente de protectie auditiva.

• Locatia: Unde isi va desfasura activitatea angajatul.
• Conditiile fizice: Cerinte fizice specifice, cum ar fi statul in picioare pe perioade lungi.
• Echipamente: Utilajele sau instrumentele necesare pentru a indeplini sarcinile postului.
• Siguranta: Masuri de protectie si echipamente de siguranta necesare.
• Accesibilitate: Facilitati speciale pentru angajatii cu dizabilitati, daca este cazul.

Un raport al Occupational Safety and Health Administration (OSHA) din SUA subliniaza importanta specificarii conditiilor de munca in fisa postului pentru a imbunatati siguranta la locul de munca si a reduce numarul de accidente si imbolnaviri profesionale.

Relatiile ierarhice si colaborative

Fisa postului trebuie sa detalieze si relatiile ierarhice si colaborative, pentru a clarifica pozitia angajatului in cadrul organizatiei si a stabili lantul de comandament. Aceasta informatie este cruciala pentru a asigura o comunicare eficienta si pentru a evita confuziile legate de autoritate si responsabilitate.

Relatiile ierarhice se refera la superiorii si subordonatii directi ai angajatului, in timp ce relatiile colaborative includ colegii si alte departamente cu care angajatul trebuie sa colaboreze pentru a-si indeplini sarcinile.

• Superior direct: Persoana responsabila pentru evaluarea performantei angajatului.
• Subordonati directi: Angajatii care raporteaza direct persoanei in cauza.
• Echipa de proiect: Membrii echipei cu care angajatul colaboreaza pentru proiectele comune.
• Departamente conexe: Alte unitati din organizatie cu care angajatul trebuie sa colaboreze.
• Furnizori sau clienti: Interactiuni externe necesare pentru indeplinirea sarcinilor.

Potrivit unui studiu realizat de Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), clarificarea relatiilor ierarhice si colaborative in fisa postului poate imbunatati cu 30% comunicarea si colaborarea intre echipe, conducand la o eficienta organizationala sporita.

Evaluarea performantelor si criterii de succes

Evaluarea performantelor este o componenta cheie a managementului resurselor umane, iar fisa postului joaca un rol esential in acest proces. Aceasta trebuie sa contina criterii clare si obiective pentru evaluarea performantelor angajatului, asigurand un proces echitabil si transparent.

Criteriile de evaluare ar trebui sa fie aliniate cu obiectivele si responsabilitatile definite in fisa postului si sa ofere o baza pentru feedback constructiv si planuri de dezvoltare. Exemple de criterii de evaluare includ:

• Performanta individuala: Gradul in care angajatul isi indeplineste sarcinile si atinge obiectivele stabilite.
• Competente profesionale: Abilitatile si cunostintele demonstrate in indeplinirea sarcinilor.
• Atitudinea si comportamentul: Comportamentul angajatului fata de colegi, clienti si management.
• Inovatie si initiativa: Capacitatea de a aduce imbunatatiri si a propune solutii noi.
• Colaborare si lucru in echipa: Eficienta in colaborarea cu alti membri ai echipei.

Un raport al Human Resources Research Institute (HRRI) arata ca organizatiile care au un sistem clar de evaluare a performantelor, bazat pe criterii definite in fisa postului, au cu 25% mai multe sanse de a creste satisfactia si retentia angajatilor.